Как выбрать лучшее облачное хранилище для малого бизнеса

Облачное хранилище изменило способ работы предприятий. Храня документы в облаке, вы и ваша команда можете работать из любого места, без необходимости постоянно передавать файлы с устройства на устройство. Это не говоря уже о преимуществах автоматического сохранения и удаленного хранения, когда речь идет о сохранении ваших важных данных. Для малого бизнеса гибкость и эффективность облачного хранилища делают его логичным выбором. Но как выбрать пакет, который подходит именно вам, и лучшее облачное хранилище? Это руководство поможет вам понять, что искать и как решить, какое программное обеспечение облачного хранилища соответствует вашим потребностям.

Подготовка

Прежде чем приступить к выбору поставщика облачного хранилища, важно точно определить, что нужно вашему бизнесу. Облачное хранилище в его самой простой форме означает приобретение соглашения с поставщиком, который будет хранить ваши данные для вас и предоставлять к ним доступ через Интернет через программную платформу. Иногда это называют «Хранилище как услуга» (StaaS). Инвестирование в пакет StaaS для вашего бизнеса снижает потребность в покупке физического хранилища и дает вам возможность получать доступ к своим данным из любого места через несколько устройств. Это также может улучшить совместную работу, поскольку многие поставщики предоставляют возможность коллегам работать с документами одновременно с помощью облачной синхронизации. Поэтому, прежде чем решить, какое облачное хранилище будет лучше всего работать для вашего бизнеса, вам нужно подумать о том, скольким коллегам потребуется доступ; сколько данных вам в настоящее время нужно хранить (и сколько вам может понадобиться хранить по мере роста вашего бизнеса); и каков ваш бюджет. Кроме того, если ваш бизнес растет, вы можете захотеть посмотреть на дополнительные функции, которые станут самостоятельными по мере вашего масштабирования. Имея это в виду, вы можете более внимательно изучить различных поставщиков облачных хранилищ, чтобы найти того, который лучше всего подходит для вас. потребности бизнеса.

Шаг 1. Примите во внимание ограничения на хранилище

Подумайте, какой объем хранилища вам нужен (Изображение предоставлено Dropbox). Проверка пределов хранилища каждого поставщика облачного хранилища имеет решающее значение, если вы обрабатываете большой объем данных или планируете рост. Пределы хранилища могут варьироваться в зависимости от плана, который вы приобретаете у конкретного поставщика, поэтому компания, предлагающая различные уровни цен, может дать вам гибкость, позволяющую со временем масштабировать потребности в хранилище. В качестве альтернативы вы можете выбрать провайдера с неограниченным хранилищем, поэтому вам никогда не придется беспокоиться о достижении лимита. Также стоит проверить, есть ли ограничение на размер отдельных файлов, особенно если вам нужно передать большие видео или мультимедийные файлы.

Шаг 2. Определитесь с устройствами

При необходимости убедитесь, что вы можете получить доступ к своим данным с нескольких устройств (Изображение предоставлено Microsoft). Доступ к вашим файлам из разных мест и устройств является большим преимуществом при покупке облачного хранилища. Убедитесь, что вы проверили, включает ли программное обеспечение поддержку мобильных и внешних жестких дисков, если они важны для вашего бизнеса. Кроме того, если вы хотите, чтобы вся ваша команда имела доступ к вашим файлам на нескольких устройствах, проверьте, есть ли какие-либо ограничения от количества пользователей и / или устройств, которые могут получить доступ к вашим данным. Некоторые пакеты также могут иметь минимальное количество пользователей, что может не подходить для вашего бизнеса на данный момент.

Шаг 3. Выберите свою функциональность

Убедитесь, что ваше облачное хранилище также предлагает облачную синхронизацию (Изображение предоставлено IDrive). Если вы надеетесь использовать облачное хранилище в качестве инструмента для совместной работы через облачную синхронизацию, обязательно изучите, возможен ли этот вариант, прежде чем совершать фиксацию. Еще одна полезная функция, на которую следует обратить внимание, – это возможность делиться с внешними сторонами, не требуя от них регистрации для того же программного обеспечения. Кроме того, если вы используете другое программное обеспечение (например, Microsoft Office), интеграции могут упростить передачу файлов и управление версиями файлов (отслеживание изменений и визуализация правок). Обязательно подумайте о программном обеспечении для обработки текста, электронных таблиц или конференц-связи, которое вы уже используете. Некоторые пакеты облачного хранилища даже поставляются с офисными приложениями или другими надстройками. В качестве альтернативы вам может потребоваться простое программное обеспечение для резервного копирования, которое гарантирует, что вы никогда не потеряете свои файлы. В этом случае вам может не понадобиться функция облачной синхронизации. Однако вам нужно будет проверить, для каких устройств можно выполнять резервное копирование и параметры восстановления файлов, если это необходимо.

Шаг 4. Подумайте о безопасности

Самостоятельный хостинг может обеспечить более высокий уровень безопасности (Изображение предоставлено Nextcloud). Перед покупкой облачного хранилища вам необходимо подумать об уровне безопасности, который вы ищете, который может зависеть от характера вашего бизнеса. Хотя хранение данных в сетевой системе может вызвать у вас нервозность, большинство крупных поставщиков облачных хранилищ очень серьезно относятся к безопасности. Проверяйте, зашифрованы ли данные при передаче и хранении. Это будет означать, что даже если кто-то завладеет вашими файлами, он не сможет прочитать информацию. Вы также можете посмотреть, насколько безопасен процесс входа в систему, то есть предлагает ли служба двухфакторную аутентификацию. Если вы имеете дело с чрезвычайно конфиденциальными данными, вы можете даже решить использовать локальное (on-prem) решение для хранения. , где ваши данные размещаются на собственном хостинге, а не передаются в стороннее внешнее хранилище. Это более безопасный вариант, но вам потребуются некоторые технические знания для настройки и обслуживания системы. Возможно, вам также потребуется принять во внимание местоположение поставщика облачного хранилища и его положения, когда речь идет о законах о конфиденциальности, таких как европейские Общий регламент Союза (ЕС) по защите данных (GDPR). Например, если вы обрабатываете данные клиентов из ЕС, данные должны храниться в ЕС, в юрисдикции с аналогичными правилами, или, если они хранятся в другом месте, поставщик должен подтвердить соответствующий уровень защиты данных. вашего бизнеса, убедитесь, что вы уточнили статус защиты данных выбранного вами провайдера.

Шаг 5. Сравните провайдеров

Мы составили эту таблицу, чтобы сравнить лучших поставщиков облачных хранилищ для бизнеса в пяти областях: Ключевая функция поставщика Цена Ограничение хранилища Поддержка безопасности Microsoft OneDrive Интегрируется с Microsoft Office 365 5 долларов США за пользователя в месяц – 12,50 долларов США за пользователя в месяц 1–5 ТБ на пользователя Шифрование при передаче и в покое; личное хранилищеСообщество, центр знаний, электронная почта ДискВысокая емкость хранилища для резервного копирования данных 149,62 долл. США в год для неограниченных пользователей – 8 699,62 долл. США в год 500 ГБ – 50 ТБ Шифрование при передаче и хранении; закрытый ключ Телефон, чат, электронная почта Дропбокс Легко обменивайтесь документами между устройствами и коллегами 12,50 долларов США за пользователя в месяц – 20 долларов США за пользователя в месяц (минимум три пользователя) 5 ТБ – неограниченное хранилище зашифрованных блоков; настраиваемая видимостьСообщество, центр знаний, чат, электронная почтаNextcloudНастройка локального хостинга с использованием программного обеспечения с открытым исходным кодомБесплатная услуга Nextcloud at home для небольших пользователей; Подписка Enterprise = 36 долларов США за пользователя в год – 95,50 долларов США за пользователя в год (минимум 100 пользователей). Неограниченный вариант для локального хранилища; настраиваемые уровни шифрованияСообщество, центр знаний, электронная почтаBackBlaze Резервное копирование ваших компьютеров 6 долларов США за пользователя в месяц, 60 долларов США за пользователя в год или 110 долларов США за пользователя в течение 2 лет Неограниченно Двухфакторная проверка; шифрование военного уровня, центр знаний, чат, электронная почта

Резюме

Если вы знаете свои требования к облачному хранилищу вашего малого бизнеса, узнайте больше в нашем руководстве по лучшему облачному хранилищу, прежде чем решать, какого поставщика использовать. Затем вы можете выбрать пакет, который лучше всего подходит для вас с точки зрения ограничений на хранение данных и количества пользователей. Помните, вы всегда можете настроить это при масштабировании.