Как использовать Dropbox, OneDrive, Google Drive или iCloud

Когда-то облачное хранилище считалось менее надежным, чем физическое хранилище, но теперь это не так. В настоящее время как частные лица, так и компании с удовольствием хранят свои важные документы и личные данные в «облаке». Большим преимуществом облачного хранилища является то, что вы можете получить доступ к личным документам с любого устройства, подключенного к Интернету. Важная информация не привязана к одному физическому рабочему столу, что особенно полезно для команд, которые совместно работают над проектами. Рынок насыщен вариантами облачного хранилища, и может быть сложно решить, какой из них лучше всего удовлетворит потребности вас или вашего бизнеса. В этой статье мы объясним, как использовать Dropbox, OneDrive, Google Drive или iCloud. Когда вы увидите возможности этих облачных хранилищ, вы сможете решить, какое из них вам подходит.

Как использовать Dropbox: подготовка

Решите, какой тарифный план вам нужен. Большинству людей подойдет бесплатный план, который позволяет хранить 2 ГБ. Однако, если вы фрилансер и используете Dropbox для работы, вам, скорее всего, понадобится персональный план, который стоит 9,99 долларов в месяц и позволяет хранить 2000 ГБ. Компаниям, вероятно, понадобится профессиональный план, который стоит 16,58 долларов в месяц, дает вам 3000 ГБ хранилища и разрешает доступ с неограниченного количества устройств.

Шаг 1. Выберите, где вы будете использовать Dropbox

Загрузите приложение Dropbox, чтобы без труда загружать файлы со своего ноутбука или настольного компьютера (Изображение предоставлено Dropbox). Зарегистрируйтесь, а затем решите, на каких устройствах вам понадобится Dropbox. Dropbox позволяет хранить файлы в облаке, а затем просматривать их через веб-браузер, с рабочего стола вашего компьютера / ноутбука или через мобильное приложение. Мы советуем вам скачать Dropbox на свой настольный компьютер / ноутбук, чтобы ваши файлы синхронизировались автоматически. Если вы хотите использовать Dropbox на своем ноутбуке / настольном компьютере или мобильном телефоне, загрузите соответствующее приложение и войдите в свою учетную запись.

Шаг 2. Добавьте контент и инструменты

Добавьте приложения, включая G Suite, для обмена облачным контентом внутри Dropbox (Изображение предоставлено: Dropbox) Настольное приложение Dropbox интегрируется с панелью задач Windows или меню macOS, поэтому вы можете сохранять контент в Dropbox так же легко, как и на свой персональный компьютер. Dropbox интегрируется с приложениями облачного контента, включая G Suite и Office 365, поэтому они сохраняются вместе со всеми вашими файлами в Dropbox. Это позволяет вам отслеживать весь ваш контент в одном месте, что бизнес-пользователи считают бесценным.

Шаг 3. Установите меры безопасности

Dropbox имеет несколько уровней безопасности, но предприятиям следует предпринять дополнительные меры для защиты своих файлов от внутренних угроз (Изображение предоставлено Dropbox). Бизнес-пользователи могут изменять настройки конфиденциальности для отдельных папок Dropbox, чтобы позволить всей команде или только отдельным участникам получить доступ к определенным файлам. Используйте Dropbox Security, чтобы проверить, какие устройства активны в вашей учетной записи или есть ли доступ к сторонним приложениям, которые вы не одобрили, и при необходимости удалите их.

Как использовать OneDrive: подготовка

OneDrive предустановлен на всех устройствах с Windows 10, поэтому это естественный выбор для пользователей Windows. Вы можете загрузить OneDrive на Mac, но маловероятно, что пользователи Mac выберут эту службу выше Dropbox, если они не работают в / с организацией, которая хранит свой контент в OneDrive. OneDrive полностью интегрирован с MicrosoftTeams, поэтому является отличным приложением для удаленных офисов и программ дистанционного обучения. Однако бизнес-пользователи должны знать, что перед использованием OneDrive у них должна быть какая-то подписка на Office 365.

Шаг 1. Установите и настройте

Пользователи Mac, мобильных устройств и Windows до 2016 года должны будут загрузить и синхронизировать OneDrive (Изображение предоставлено Microsoft). Если вы собираетесь использовать OneDrive на Mac или мобильном устройстве, вы должны загрузить приложение OneDrive, которое позволяет мгновенно синхронизировать файлы. в строке меню или на панели задач. Пользователи Windows, использующие версии Windows до 2016 года, должны будут установить и настроить приложение на своих устройствах.

Шаг 2. Выберите способ обмена файлами

Используйте центр администрирования OneDrive, чтобы решить, кто в вашей организации может получить доступ к файлам (Изображение предоставлено Microsoft). Большинству людей никогда не придется возиться с параметрами общего доступа, если только они не захотят разрешить общий доступ к файлам по ссылкам, но бизнес-пользователи часто хотят скрыть некоторые файлы от определенные сотрудники. В центре администрирования вы можете выбрать, на каких устройствах ваши сотрудники будут получать доступ к OneDrive, запретить совместное использование ссылок за пределами организации и ограничить доступ к файлам или папкам.

Шаг 3. Узнайте, как максимально раскрыть потенциал OneDrive

Небольшое обучение поможет вам получить максимальную отдачу от OneDrive (Изображение предоставлено Microsoft) OneDrive поощряет бизнес-пользователей обучать своих сотрудников тому, как использовать OneDrive, чтобы получить максимальную отдачу от приложения. Одним из примеров скрытой, но очень полезной функции является то, что OneDrive позволяет вам обмениваться файлами с другими членами команды MicrosoftTeams или Outlook, как если бы они были вложениями электронной почты, и позволяет редактировать их в реальном времени. Если вы отправили электронное письмо с вложением, но понимаете, что вложение требует обновления после того, как оно было отправлено, обновление будет автоматически синхронизировано, чтобы зритель получил самую последнюю версию вложения. Обучающие видеоролики доступны на веб-сайте Microsoft OneDrive, и даже частные пользователи смогут узнать о возможностях OneDrive. Лучшие на сегодняшний день предложения по Microsoft Office 365.

Как использовать Google Диск: подготовка

Google Диск бесплатен для индивидуальных пользователей, но недавно был переименован в Google Workspace для предприятий. Бизнес-пользователи могут выбирать между четырьмя планами, самый дорогой из которых указывается по квоте, а самый дешевый (6 долларов США в месяц) из которых позволяет использовать только 30 ГБ хранилища на пользователя. Большинство предприятий отдают предпочтение плану Business Standard (12,00 долларов США в месяц), который вмещает 150 пользователей с 2 ​​ТБ хранилища на человека, или плану Business Plus (25,00 долларов США в месяц) для 250 пользователей с хранилищем 5 ТБ на человека.

Шаг 1. Загрузите файлы на диски

Общие диски автоматически синхронизируют файлы, поэтому все члены команды обновляются (Изображение предоставлено Google) На ваш Google Диск можно загрузить файлы любого типа. Файлы Windows Office автоматически конвертируются в эквивалентный формат G Suite / Google Workspace, поэтому вы можете работать с ними через облако Google Workspace. Все файлы проверяются на вирусы по мере их загрузки.

Шаг 2. Настройте разрешения на общий доступ и просмотр

Измените права доступа, чтобы защитить данные вашей организации от человеческих ошибок или внутренних угроз (Изображение предоставлено Google). Выберите администратора, который решит, какие файлы / папки могут видеть члены вашей организации. Администратор может редактировать индивидуальные разрешения, чтобы определенные участники не могли просматривать файлы или предоставлять к ним доступ за пределами вашей организации, если вы это выберете. Отдельные пользователи могут выбрать, разрешить ли общий доступ по ссылкам в документах, предоставлять общий доступ по определенному адресу или сохранять документы конфиденциальными. им. Разрешения на общий доступ / просмотр можно редактировать для всех типов файлов Google Диска, включая Документы, Таблицы, Слайды, Карты и Папки.

Шаг 3. Измените разрешения на доступ в автономном режиме

Выберите, как члены вашей организации будут использовать контент в автономном режиме (Изображение предоставлено Google). Автономный доступ автоматически доступен для всех корпоративных учетных записей Google Диска и не является бесплатным для отдельных пользователей. Разрешите членам вашей организации отключать автономный доступ, если они работают на старых устройствах с ограниченным хранилищем данных. Администраторы могут удаленно отключить офлайн-доступ в случае ухода сотрудников или утечки данных. Лучшие на сегодняшний день предложения Google Workspace

Как использовать iCloud: подготовка

iCloud был разработан для личного использования, поэтому те, у кого есть настольный компьютер / ноутбук Mac, iPhone и / или iPad, могут наслаждаться удобством своих личных данных (музыки, заметок, фотографий и т. д.), синхронизированных между устройствами. Поскольку он не был разработан для бизнес-пользователей, даже с самым дорогим тарифным планом Apple (9,99 доллара в месяц) вы не можете интегрировать iCloud с Windows или Google Workspace.

Шаг 1. Выберите тарифный план

Цены на iCloud варьируются от страны к стране, но примерно равны по стоимости (Изображение предоставлено: iCloud). Мы бы посоветовали тем, кто впервые попробовал iCloud, использовать самый дешевый план (0,99 доллара в месяц), пока у них не закончатся данные. Большинству пользователей не потребуется более 50 ГБ для личного хранения фотографий, заметок и календарной информации. Мы рекомендуем обновлять свой тарифный план iCloud до планов 200 ГБ (2,99 доллара США в месяц) или 2 ТБ (9,99 доллара США в месяц) только тогда, когда Apple уведомит вас о том, что вам нужно больше данных, и как только вы приобретете план, ваше облачное хранилище обновится автоматически. .

Шаг 2. Выберите контент, который хотите синхронизировать

iCloud был разработан для пользователей Apple, чтобы хранить их личные данные и контент (Изображение предоставлено Apple). iCloud автоматически включается на устройствах Mac. После того, как вы вошли в свою учетную запись, перейдите в Системные настройки (со своего рабочего стола, сотового телефона или iPad) и решите, какой контент / данные вы хотите сохранить в облаке. Когда у вас есть то, что вы хотите синхронизировать, контент, включая сообщения, фотографии, загрузки музыки, голосовые заметки, заметки, встречи в календаре и электронную почту, будет автоматически синхронизироваться между устройствами. После этих двух шагов iCloud просто незаметно запустится в фоновом режиме.

Резюме

Среди всех инструментов облачного хранения Dropbox лучше всего интегрируется с другими приложениями, включая Google Workspace и Microsoft Office Suites. Обзоры Dropbox похвалите инструмент за его бесшовную интеграцию и простоту использования. Google Диск и Microsoft OneDrive пытаются стать комплексными комплексными решениями для бизнес-пользователей, охватывающими связь и управление рабочими процессами в дополнение к хранению данных. Если вам нужен полный бизнес-пакет, предпочитаете ли вы Google Диск или Microsoft Office, это зависит от личных предпочтений, поскольку их возможности эквивалентны. iCloud практически необходим для современного пользователя Mac и защищает от потери данных в случаях, когда устройства повреждены или сломаны. Однако, как правильно отмечает этот обзор iCloud, неспособность iCloud работать с другими операционными системами является его фатальным недостатком.